POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Teoli Boivin inc. s’engage à respecter la politique de confidentialité des renseignements contenue dans la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25). Cette réforme vise à moderniser les règles protégeant les renseignements personnels au Québec afin de s’adapter à l’ère de la technologie actuelle et l’environnement numérique. 

Ainsi, tel que l’exige la nouvelle loi, nous avons établi une politique de confidentialité au sein de notre cabinet. 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Dans le cadre de notre travail, il est possible que nous devions obtenir certaines informations considérées comme personnelles et confidentielles, telles que :

Nous ne pouvons pas obtenir de renseignements auprès d’enfants mineurs âgés de moins de 14 ans. Le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal est requis. 

Nous pouvons obtenir des renseignements personnels dans le but de réaliser les missions qui nous ont été confiées que ce soit pour la préparation de déclarations d’impôts, la réalisation de mission de certification et de compilation, la tenue de livres, etc. Tous nos clients doivent signer une lettre de mission et/ou un engagement nous permettant de mener à bien nos services.

PERSONNES AYANT ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Certains employés de notre cabinet pourraient avoir accès à certains de vos renseignements personnels. De plus, conformément aux règlements de la profession, nos dossiers relatifs aux clients sont revus périodiquement par des inspecteurs de la profession et par d’autres membres du cabinet afin de garantir que nous respectons les normes professionnelles et celles du cabinet. Les responsables de la revue des dossiers sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements relatifs aux clients. 

Il est également possible pour nous, à votre demande, de transmettre des informations de nature confidentielle à des tiers comme l’Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, la Commission de la construction du Québec, la CNESST, des assureurs, des courtiers, des institutions financières, etc.).

LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE

Notre cabinet a mis en place des mesures de sécurité afin de protéger vos renseignements personnels tels que : 

• Tous les individus qui doivent nous transmettre des documents sont invités à le faire via notre portail sécurisé CCH iFirm et notre personnel utilise cette même plateforme pour transmettre des documents sécurisés.
• Nous conservons les documents et informations nécessaires à l’accomplissement des travaux pour toute la durée nécessaire du ou des mandats. Ceux-ci seront conservés par notre cabinet en conformité avec ses politiques et procédures. 
• Nous nous engageons à remettre les documents physiques qui nous ont été remis dans le cadre du mandat lorsque celui-ci est complété. 
• Nous nous engageons à conserver les données informatiques sur notre serveur interne sécurisé.
• Lorsque la durée de la conservation des données arrive à échéance, nous nous engageons à détruire les documents (physiques ou de format électronique) tel que prévu par la loi. 
• Tous documents confidentiels que nous détenons physiquement sont conservés dans des endroits verrouillés.
• Nos locaux sont verrouillés à la fermeture de notre cabinet et sont protégés par un système d’alarme. 
• Tous nos employés sont tenus de maintenir les politiques et règles sur le code de déontologie, les liens d’indépendance, les conflits d’intérêts, la protection des renseignements personnels et l’utilisation du matériel informatique. De plus, ceux-ci reçoivent des formations obligatoires quant à l’éthique et la déontologie. 

Nous tenons un registre des incidents pour tout type de non-respect de cette politique, ce qui nous permet d’entrer en contact avec les parties impliquées, lorsqu’applicable.

DROITS DES PERSONNES VISÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez en tout temps nous demander les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et communiquer avec nous pour rectifier ou mettre à jour vos renseignements personnels. Si vous croyez que nous n’avons pas respecté notre politique sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels mentionné ci-bas. 

Si vous le désirez, vous pouvez aussi, via notre plateforme CCH iFirm, modifier toute information personnelle vous concernant.

CONSENTEMENT

En obtenant nos services, vous consentez à ce que nous utilisions vos données personnelles et confidentielles uniquement aux fins prévues. Nous nous engageons à ne pas divulguer ces informations à des tiers sans votre consentement, à moins d’y être tenus ou autorisés expressément par la loi, l’ordonnance d’un tribunal, une autorité professionnelle ou réglementaire, ou le Code de déontologie. Également, en utilisant notre site Web ou en nous soumettant vos informations personnelles, vous consentez à cette politique et à la collecte des données.

COLLECTE ET REFUS À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Stéfanie Teoli, CPA auditrice, associée, est responsable de la protection des renseignements personnels. Celle-ci assure un contrôle de la qualité en matière de renseignements personnels. Voici ses coordonnées : 

Stéfanie Teoli

450-677-6656, poste 230

s.teoli@teoliboivin.ca

Cette dernière est responsable de tenir un registre des incidents et prend les mesures nécessaires afin de diminuer le risque de préjudice. Celle-ci communiquera avec toute personne concernée lorsque applicable et apportera tout le support nécessaire afin de corriger toute situation le plus rapidement possible. 

Pour toute question relative à notre politique de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre adjointe, Geneviève Deveaux, au
450-677-6656, poste 221.

Cordialement, 

Dernière mise à jour : 29 octobre 2024